Stammdaten und Terminologie – Themenabend im Termcafé

Wer ist eigentlich verantwortlich für die Benennung neuer Artikel im ERP-System? Und darf ich bestehende Stammdaten überhaupt ändern, wenn mir terminologische Inkonsistenzen auffallen?

Genau solche Fragen diskutierten wir bei unserem letzten Termcafé – und die Ergebnisse zeigen deutlich, wo die eigentlichen Herausforderungen in der Praxis liegen. An drei Tischen arbeiteten Terminologieinteressierte gemeinsam an Lösungen für die Herausforderungen rund um Stammdaten. In diesem Beitrag fassen wir Diskussionen und Ergebnisse für alle zum Nachlesen zusammen.

Prozesse – die unsichtbare Hürde

„Bevor man Prozesse für Stammdaten aufsetzen kann, muss man zuerst den Lebenszyklus von Stammdaten kennen.“ Dieser Satz aus der ersten Arbeitsgruppe trifft den Nagel auf den Kopf. Die meisten Terminologieverantwortlichen haben schon eine genaue Vorstellung davon, wie sie mit den Stammdaten als Benennungen umgehen würden. Bei den meisten ist allerdings völlig unbekannt, wie die Daten im Unternehmen überhaupt weiterverarbeitet werden.

Die Diskussion machte deutlich: Die größte Herausforderung liegt nicht in der sprachlichen Kompetenz, sondern in den fehlenden Verantwortlichkeiten. Oft gibt es kein zentrales Stammdatenmanagement. Stattdessen liegt das Thema bei Konstruktion/Entwicklung auf vielen Schultern verteilt. Unklar ist: Wer entscheidet über die Benennungen? Findet die Benennungsfindung systematisch nach Regeln statt? Wird Terminologiearbeit proaktiv in die Prozessgestaltung eingebunden oder findet sie erst nachträglich (quasi zu spät) statt?

Folgende Dos haben die Termcafé-Teilnehmenden festgehalten:

• Verantwortlichkeiten festlegen:
  Es braucht jemanden mit klarer Verantwortung für Stammdaten und den entsprechenden Befugnissen. Jemanden mit Überblick von der Entstehung über die Verwendung bis hin zur Abschaffung von einzelnen Datensätzen: ein zentrales Stammdatenmanagement. Die „Von-oben“-Unterstützung durch die Geschäftsführung hilft enorm dabei, diesen Bereich mit zentralen Bedürfnissen im gesamten Unternehmen zu stärken.
• Rollen-Rechte-Beschränkung:
  Viele Köche verderben den Brei. Auch bei den Stammdaten soll nicht jeder uneingeschränkten Zugriff auf das System haben und munter Stammdaten erzeugen. Berechtigungen und Zugriffe müssen genau definiert werden. Die Verantwortung bleibt in einer Hand.
• Zusammenarbeit statt Alleingänge:
  Der Fokus von Stammdatenmanager:innen liegt nicht primär auf der sprachlichen Qualität. Auch fachliche Details können meist nicht aus dieser Position heraus entschieden werden. Zusammenarbeit und bilaterale Klärungen helfen weiter. Terminologieverantwortliche können wertvolle Unterstützung anbieten (z. B. Vorgaben für Benennungsbildung aufstellen) und gleichzeitig den Mehrwert ihrer Arbeit hervorheben.
• Freigabe einführen:
  Bei der Neuanlage von Stammdaten sollte die Freigabe erst nach einem Review erfolgen – sonst drohen Fehler, die später nur schwer zu korrigieren sind. Diese Vorgabe ist ein sinnvoller Prozessschritt und Teil des Rollen-Rechte-Konzepts.
• Qualität sichern:
  Im Idealfall passiert die QS nicht außerhalb des Systems und nur rein manuell, sondern toolgestützt direkt bei der Erfassung der Stammdaten. Einige Tools bieten eine Wörterbuchfunktion an, in der die Terme verwaltet werden. Je nach System können vordefinierte Picklisten mit den häufigsten Artikeln eingestellt werden. Und noch eine Stufe weiter und damit der Jackpot: Schnittstellenanbindung des Terminologieverwaltungssystems an das Stammdaten-Tool und direkte Terminologieprüfung im Eingabefeld.

Datenbestände – darf ich das überhaupt ändern?

„Darf ich bestehende Stammdaten ändern?“ – Diese scheinbar simple Frage führte zur grundlegenden Diskussion über den Umgang mit Datenbeständen. Die Antwort: Es kommt darauf an, welche Prozesse daran hängen.

Die Probleme liegen oft nicht bei den Terminolog:innen selbst, sondern an anderer Stelle: Überzeugungsarbeit ist notwendig, um Änderungen durchführen zu dürfen. Meist ist nicht klar, welche unternehmensweiten Auswirkungen mit Änderungen zusammenhängen, und hohe Aufwände werden gescheut. Für ein Bereinigungsprojekt muss ein tatsächlicher Schmerz vorliegen, damit die Aufwände überhaupt angegangen werden: Welche unnötigen Kosten entstehen in der Übersetzung? Welche Zulassungen werden nicht erteilt in besonders regulierten Bereichen? Welche Umsätze bleiben aus durch Verzögerungen im Zoll?

Gute Gelegenheiten, um Bestandsdaten zu bereinigen:

• Bei Systemumstellungen, z. B. wenn ein neues ERP eingeführt wird
• Bei Produktneuentwicklungen, wenn neue Teile entstehen oder zugekauft werden (und auf einem terminologisch unbeschriebenen Blatt angefangen wird)
• Bei auftragsgesteuerter Produktion, die das Anlegen neuer Stammdaten erfordert
• In einem kleinen, leicht kontrollierbaren Rahmen: innerhalb einer Produktklasse, pro Auftrag oder pro Stückliste
• Beim Ausrollen der Stammdatenerfassung in Landesvertretungen und/oder sobald Mehrsprachigkeit als Anforderung hinzukommt

Beim Umgang mit Datenbeständen müssen Antworten auf folgende Fragen da sein (hier schließt sich der Kreis zum Prozessthema):

• Wann werden die Daten angelegt?
• Wer legt die Daten an?
• Bis zu welchem Schritt können Änderungen durchgeführt werden?
• Wie werden Daten weiterverarbeitet?
• Welche Automatismen sind eingerichtet?
• Dürfen Schreibvarianten eher geändert werden als deutlich unterschiedliche Synonyme?
• Können ganze Datensätze gelöscht werden?

Was bleibt als Fazit?

Unser letztes Termcafé zeigte eines ganz deutlich: Die Herausforderungen bei Stammdaten und Terminologie sind weniger technischer, sondern vor allem organisatorischer Natur. Fehlende Prozesse, unklare Verantwortlichkeiten und die Frage „Darf ich das ändern?“ stehen erfolgreicher Terminologiearbeit oft stärker im Weg als mangelndes Fachwissen.

Die gute Nachricht: Viele Probleme lassen sich mit relativ einfachen Mitteln lösen – wenn die richtigen Fragen gestellt werden und die Verantwortlichkeiten geklärt sind. Abstimmungen zwischen Terminolog:innen und Fachleuten (à la Terminologiezirkel), klare Freigabeprozesse und die Einbindung der Konstrukteure sind keine revolutionären Maßnahmen, aber in der Praxis enorm wirksam. Und vielleicht die wichtigste Erkenntnis: Terminologie funktioniert am besten, wenn sie von Anfang an Teil ist – nicht als nachträgliche Reparaturmaßnahme.