Redaktionsleitfaden neu denken – Warum weniger oft mehr ist

Als Dienstleister beobachten wir: Rund 70 Prozent der Redaktionen haben einen Redaktionsleitfaden – aber etwa die Hälfte ist damit unzufrieden. Dabei hat sich in den letzten 25 Jahren viel getan: Leitfäden sind schlanker geworden, spezifischer, besser auf die jeweilige Arbeitsweise abgestimmt. Das Verständnis für regelbasiertes Schreiben ist deutlich höher als in den Anfangszeiten der Technischen Redaktion, die Tool-Unterstützung besser.

Trotzdem bleiben die alten „Krankheiten“: zu viel wollen, zu ungeschickt umsetzen, zu wenig auf die Anwender:innen eingehen. Zeit, den Redaktionsleitfaden grundsätzlich neu zu denken – nicht als Regelwerk, sondern als echtes Arbeitsmittel. In ihrem Webinar haben Johannes Dreikorn und Markus Nickl über neu gedachte Redaktionsleitfäden gesprochen. Dieser Artikel fasst ihr Gespräch zusammen.

Was ein Redaktionsleitfaden wirklich leisten muss

Ein Redaktionsleitfaden ist mehr als eine Sammlung korrekter Regeln. Definiert man die Funktion eines Redaktionsleitfadens „streng fachlich“, handelt es sich um „ein didaktisch aufbereitetes Vorgabedokument mit dem zentralen Standard zum Schreibprozess“. Das klingt zunächst sperrig, verdeutlicht aber den entscheidenden Punkt: Ein Leitfaden muss für eine bestimmte Zielgruppe aufbereitet sein und den gesamten Arbeitsprozess abdecken – vom Content über die Tools bis zur Arbeitsweise.

Der häufigste Fehler liegt darin, den Leitfaden als Gesetzbuch zu verstehen statt als Hilfsmittel. Wenn Ihr Team keinen „Bock mehr darauf“ hat, liegt das meist nicht an mangelnder Disziplin, sondern daran, dass der Leitfaden nicht hilft, sondern nervt. Ein guter Redaktionsleitfaden unterstützt Sie in Ihrem Schreibprozess – genau dann, wenn Sie ihn brauchen.

Die drei größten Fallen beim Redaktionsleitfaden

Falle 1: Zu viel Ambition

Der Klassiker: Alles, was irgendwie regelbar ist, wird dokumentiert. Das Ergebnis? Ein Monstrum, das niemand bewältigen kann. Statt zu überlegen, welche Regeln für die Qualitätsziele wirklich entscheidend sind, entsteht eine Sammlung von allem, was theoretisch richtig ist. Dabei gilt: Weniger ist mehr – wenn die richtigen Regeln ausgewählt werden.

Falle 2: Zu wenig Kontext

Das sehen wir immer wieder: Ein Redaktionsleitfaden dokumentiert die Schreibregeln sachlogisch. Ein Kapitel zu Überschriften. Ein eigenes Kapitel zu Tabellen. Und die Vorgaben zur Nutzung von Listen wieder in einem eigenen Kapitel. Fachlich korrekt, aber in der Praxis wenig hilfreich. Wenn ich z. B. ein Handlungs-Topic erstelle, brauche ich alle Regeln für dieses Topic zusammen an einer Stelle. Wie formuliere ich die Überschrift? Welche Elemente nutze ich für Handlungsanweisungen, wie formuliere ich eine Handlungsaufforderung? Ein guter Redaktionsleitfaden denkt vom konkreten Kontext her und integriert Regeln, statt sie losgelöst nebeneinanderzustellen.

Falle 3: Fehlende Beispiele

Abstrakte Regeln ohne Beispiele sind wie Kochrezepte ohne Bilder – sie funktionieren vielleicht, aber es ist mühsam. Gerade für Mitarbeitende, die keine ausgebildeten Redakteur:innen sind, sind prototypische Textbeispiele unverzichtbar. Ein gutes Baumuster, das zeigt, wie eine Überschrift aussehen soll, kann zehn Einzelregeln ersetzen – und wird trotzdem eingehalten.

Vom Regelwerk zum Arbeitsmittel: Der Weg zum besseren Leitfaden

Wie entsteht ein Redaktionsleitfaden, der wirklich funktioniert? Der erste Schritt ist Konzeptarbeit, nicht die Fahndung nach möglichst vielen passenden Regeln.

Drei Fragen sind dabei zentral:

1. Was will ich erreichen?
   Welche Qualitätsziele sind für meinen Content entscheidend? Nicht jede mögliche Regel unterstützt diese Ziele – und nicht jede unterstützende Regel ist gleich wichtig.
2. Wen will ich erreichen?
   Ein Team aus studierten Redakteur:innen mit umfassender Tool-Unterstützung braucht einen anderen Leitfaden als ein Team aus Entwickler:innen, die nebenbei dokumentieren.
3. Wie kann ich konkret werden?
   Prototypische Texte sind der Schlüssel. Nehmen Sie Ihre schwierigsten Dokumentationsaufgaben und arbeiten Sie diese nach Ihren Regeln um. Wenn das funktioniert, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Ein bewährter Ansatz: Beziehen Sie Ihr Team früh ein. Lassen Sie Textbeispiele verproben, fragen Sie nach, was gebraucht wird. Diese Mitwirkung sorgt nicht nur für bessere Ergebnisse, sondern auch für höhere Akzeptanz. Niemand mag es, wenn ihm etwas vorgesetzt wird – aber bei der Entwicklung mitzuwirken, schafft Motivation.

Zwei Dokumente sind besser als eines

Ein häufiges Missverständnis: Alles gehört in den Redaktionsleitfaden. Tatsächlich macht es Sinn, zwischen einer Regelsammlung und einem Redaktionsleitfaden zu unterscheiden.

In der Regelsammlung dokumentieren Sie als Verantwortliche für den Standard alle Regeln fachlich: Warum verwenden Sie diese Regel? Welchen Zweck hat sie? Wie prüfen Sie sie? Das ist Ihre „Entwicklerdokumentation“.

Der Redaktionsleitfaden ist die Übersetzung davon – zugeschnitten auf Ihre Zielgruppe, integriert in den Arbeitsalltag. Nicht alle Regeln müssen dort explizit auftauchen. Um noch einmal das Beispiel von oben herzunehmen: Sie haben zehn Regeln für Überschriften. Im Leitfaden zeigen Sie ein Baumuster für eine Topic-Überschrift – wer dieses Muster einhält, befolgt automatisch alle zehn Regeln, ohne es zu merken.

Maschinelle Prüfung und KI: Entlastung, aber kein Allheilmittel

Die Frage, ob nur maschinell prüfbare Regeln in den Redaktionsleitfaden gehören, führt in die Irre. Manche zentrale Qualitätsmerkmale – etwa die korrekte Topic-Orientierung oder eine durchdachte Textplanung – lassen sich (noch) nicht automatisiert prüfen. Trotzdem sind sie entscheidend für gute Ergebnisse.

Die Balance liegt darin, so viel wie möglich prüfbar zu machen, ohne die wirklich wichtigen, aber schwer messbaren Qualitätsaspekte aufzugeben. Controlled-Language-Checker und zunehmend auch KI-Tools können hier entlasten: Terminologie, Anredeform, Satzlänge – das lässt sich automatisiert überwachen. Die höherwertigen Entscheidungen bleiben aber weiterhin bei Ihnen.

Ein spannender Ansatz: Regelsammlungen lassen sich heute bereits an KI-Systeme übergeben, um Texte zu prüfen oder zu klassifizieren. Die Entwicklung ist rasant – was heute noch manuell geprüft werden muss, könnte in zwei Jahren schon automatisierbar sein.

Fazit: Der Leitfaden, der wirklich hilft

Ein guter Redaktionsleitfaden ist keine vollständige Regelsammlung, sondern ein maßgeschneidertes Arbeitsmittel. Er ist so schlank wie möglich und so konkret wie nötig. Er integriert sich in den Schreibprozess, statt abstrakte Regeln aneinanderzureihen. Und er entsteht nicht im stillen Kämmerlein, sondern gemeinsam mit denen, die ihn nutzen sollen. Eine Regelsammlung – den neuen tekom Praxisleitfaden Regelbasiertes Schreiben – schauen wir uns in einem der nächsten Blogartikel an.

Wenn Ihr aktueller Leitfaden nicht genutzt wird, liegt das Problem selten bei Ihrem Team – sondern beim Leitfaden selbst. Zeit, ihn neu zu denken.