Kollaboratives und agiles Terminologiemanagement

Beim letzten Termcafé Ende Juni standen zwei Ansätze im Fokus, die für Terminologiemanagement im Unternehmen relevant sind: kollaborative und agile Methoden. Was früher oft als „Einzelkämpfer“-Disziplin galt, öffnet sich zunehmend für teambasierte und iterative Arbeitsweisen. Ein paar interessante Aspekte aus der Diskussion zwischen Terminolog:innen, hauptsächlich aus dem Softwarebereich, und Terminologietool-Herstellern möchte ich hier mit Ihnen teilen.

Kollaboratives Terminologiemanagement: Gemeinsam stark

Kollaboratives Terminologiemanagement bedeutet den Abschied vom traditionellen „Einzelkämpfermodus“. Anstatt dass eine Person alleine mühsam Informationen über Begriffe einholt und über Benennungen im Unternehmen entscheidet, arbeiten die relevanten Akteure abteilungsübergreifend zusammen. Es geht darum, dass verschiedene Abteilungen – wie Technik, Marketing oder Übersetzung – ihr Wissen einbringen, um gemeinsam eine konsistente und akzeptierte Terminologie zu entwickeln.

Vorteile sind:

• Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Verschiedene Fachbereiche bringen unterschiedliche Perspektiven ein. Der Entwickler sieht einen Begriff anders definiert als die Servicetechnikerin – beide Sichtweisen sind wertvoll für ein gemeinsames Begriffssystem im Unternehmen. Wissen und Fachkompetenz aus dem gesamten Unternehmen werden gebündelt.
• Weg vom Einzelkämpfer: Terminologiearbeit wird zur Teamaufgabe. Das reduziert die Belastung einzelner Personen und führt zu besserer Akzeptanz der erarbeiteten Terminologie.
• Effiziente Workflows: Durch strukturierte Zusammenarbeit können Begriffe und zugehörige Benennungen schneller definiert, überprüft und freigegeben werden. Über vorhandene Tools wie Ticketsysteme (z. B. Jira) und moderne Terminologiemanagement-Tools (z. B. Kalcium Quickterm, Lexeri) können solche Workflows abgebildet und in die üblichen Arbeitsweisen integriert werden.

Die Herausforderung dabei: Verschiedene Rollen müssen definiert werden, und alle Beteiligten müssen an Bord sein.

Agiles Terminologiemanagement: Iterativ zum Ziel

Beim agilen Terminologiemanagement geht es darum, in der Terminologiearbeit nach agilen Prinzipien zu arbeiten und agile Projektstrukturen zu integrieren. Im Fokus stehen iteratives und inkrementelles Arbeiten, enge Teamkommunikation und schnelle Anpassung an Veränderungen – Prinzipien, die aus der agilen Softwareentwicklung bekannt sind.

Die Grundprinzipien sind:

• Klein anfangen: Statt das komplette Terminologiesystem aufzubauen, beginnt man mit einem überschaubaren Arbeitspaket – einem Produkt, einem Themengebiet oder einer konkreten Aufgabenstellung.
• Einfach mal machen: Schnell einen ersten Entwurf erstellen. Dieser muss nicht perfekt sein, sondern für erste Schritte funktionieren und eine Diskussionsgrundlage bieten.
• Ad-hoc statt starrer Prozesse: Dringend benötigte Begriffsklärungen werden sofort bearbeitet. Keine langen Wartezeiten auf den nächsten Terminologie-Sprint.
• Ein Problem je Sprint: Fokussierung auf eine konkrete Herausforderung, statt alles gleichzeitig anzugehen. Agiles Terminologiemanagement arbeitet in kurzen Sprints und arbeitet kontinuierlich an den Arbeitspaketen – je nach zugewiesener Priorität.

Das Pareto-Prinzip als Leitlinie

80 % der Probleme werden mit 20 % des Aufwands gelöst. Für die Terminolog:innen bedeutet das, sich auf den Teil der Terminologiearbeit zu beschränken, der den größten Nutzen bringt. Nicht jeder Begriff muss von Anfang an perfekt definiert sein, nicht alle Benennungen aus dem Unternehmen müssen sofort zusammengetragen werden. Oft reicht es, die Kernterminologie gut zu bearbeiten und den Rest schrittweise zu verbessern. Dieses Prinzip steckt auch hinter unserem Ansatz „Bare Bones Terminology“: sich auf das größte Problem fokussieren und mithilfe von terminologischen Mitteln die schnellste und einfachste Lösung finden.

Praxistipps für die Umsetzung

Wie kann man diese Methoden nun in die Praxis bringen? Hier ein paar Ideen:

• Den Prozess mitgestalten: Terminolog:innen sollten in die Prozesse eingebunden werden, z. B. bei der agilen Softwareentwicklung, und dabei aktiv Unterstützung anbieten. Neue Features bringen neue Begriffe und Benennungen mit sich – diese sollten von Anfang an nutzerfreundlich gestaltet werden.
• Vorhandene Ressourcen nutzen: Um möglichst niederschwellig Terminologiearbeit betreiben zu können, sollten sich Terminolog:innen in vorhandene Prozesse einklinken und bereits eingesetzte Tools nutzen. Ein bewährter Startpunkt sind einzelne Karten in Kanban-Systemen wie Trello oder Tickets in JIRA. Aufgaben aus der Terminologiearbeit bekommen ein eigenes Ticket oder eine Karte und können einzeln bearbeitet werden.
• Visuelle Darstellung: Statt nur über Theoretisches zu sprechen oder viel Mühe in Definitionen zu stecken, sind Grafiken als Ergänzung oft sinnvoll. Ein visuelles Begriffssystem hilft außerdem beim Überblick.

Fazit für modernes Terminologiemanagement

Kollaboratives und agiles Terminologiemanagement sind logische Antworten auf die Herausforderungen moderner Produktentwicklung. Die Zeiten, in denen Terminologie im stillen Kämmerlein entstand, sind längst vorbei.

Beide Ansätze funktionieren oft in Kombination: Agile Methoden profitieren von kollaborativem Arbeiten, kollaborative Ansätze von agiler Flexibilität. Die Ansätze sind nicht nur in der Softwareentwicklung, sondern in allen Bereichen hilfreich.

Dennoch lohnt es sich nach Meinung unserer Teilnehmenden, keinen allzu „strengen“ agilen Prozess zu fahren, der im Worst Case zu sprachlichem Chaos führt. Da Sprache extrem subjektiv ist, gibt es viele Meinungen, sodass am Ende ein Terminologieverantwortlicher den Hut aufhaben muss. Die wichtigste Erkenntnis aus unserem Termcafé-Gespräch: Es gibt nicht den einen richtigen Weg, sondern auch Mischformen sind durchaus praktikabel. Entscheidend ist, dass die gewählte Methode zur Organisation, zu den verfügbaren Ressourcen und zur Unternehmenskultur passt.

Welche Erfahrungen haben Sie mit kollaborativem und agilem Terminologiemanagement gemacht?