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Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, als Sie jede Seite Ihrer Betriebsanleitung einzeln in InDesign gesetzt haben? Höchst individuell war das oft; jede Seite einer Betriebsanleitung oder eines Ersatzteilkatalogs wurde eigens gestaltet, der Textfluss um freigestellte Bildmotive herum manuell gesteuert, typografische Feineinstellungen für einzelne Wörter eingerichtet.
Das alles nicht nur einmal, sondern mit großem Aufwand für jedes übersetzte Dokument und jede Dokumentüberarbeitung erneut. Von echter Datenvernetzung konnte damals keine Rede sein – mehr als vereinzelte Links auf Internetseiten gab es nicht.
Die Basics: Contentmanagement mit (Redaktions-)System
Diese Zeiten sind zum Glück vorbei: Contentmanagement-Systeme wie SCHEMA ST4 haben die Arbeitsweise von Technischen Redaktionen grundlegend verändert. Sie erlauben, Inhalte in verschiedenen, aber festgelegten und vor allem definierten Bausteinen zu speichern, und diese Inhalte auf der Basis standardisierter Layouts zu publizieren.
Etwa mit einem Layout für die Betriebsanleitungen und einem Layout für den Ersatzteilkatalog. Mal als PDF-Datei oder im HTML-Format. Und obwohl jedes einzelne dieser Layouts den Content nach standardisierten Vorgaben ausgibt, lassen sich diese Vorgaben pro Layout so konfigurieren, dass auch eigene Darstellungsbedürfnisse realisiert werden können. Etwa komplexere Tabellenstrukturen, wenn der Inhalt dies erforderlich macht, oder optische Gegenüberstellungsmöglichkeiten, die das Verständnis erleichtern.
Natürlich kann der Output so gestaltet werden, dass er dem eigenen Corporate Design entspricht. Für Endbenutzer ist diese Wiedererkennbarkeit besonders wichtig.
Bei Übersetzungen und Überarbeitungen funktionieren dieselben Layoutmechanismen wieder und wieder. So gelingt mit diesen Layouts das Kunststück, Content standardisiert und somit effizient und kostensparend zu publizieren, aber gleichzeitig auch wichtige individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen.
Der nächste Schritt: Vernetzung der Daten und Systeme
Bei allen Vorteilen dieses Verfahrens: Die Daten, die hier von den Layouts verarbeitet und in Publikationen umgesetzt werden, sind nicht notwendigerweise außerhalb des CMS explizit vernetzt; sie stehen nicht in Verbindung mit anderen Systemen, die jedoch mit denselben Daten arbeiten.
Da sind beispielsweise in der Betriebsanleitung Technische Daten zu einer Produktkomponente genannt, die – mit wiederum teilweise anderen Datenkategorien – auch im Ersatzteilkatalog aufgeführt ist. Eine direkte Verlinkung zur Bestellmöglichkeit derselben Komponente im Shopsystem ist aber nicht gegeben. Ganz zu schweigen von einer Anbindung an das Produkt, in dem die konkrete Komponente eingesetzt ist und in dem etwa ein turnusmäßig anstehender Wartungsbedarf der Komponente bereits ermittelt wurde.
Um solche Informationen zu vernetzen, müssen die Daten – mit den richtigen Metadaten versehen – aus den unterschiedlichen Quellsystemen über Schnittstellen zusammengeführt werden, beispielsweise in der sog. Verwaltungsschale als digitaler Repräsentation des physischen Produkts. Daraus können dann wiederum die angeschlossenen Zielsysteme ihre spezifisch benötigten Daten ziehen.
Quell- und Zielsysteme sind dabei nicht unbedingt vom gleichen Hersteller, was eventuell Auswirkungen auf die Darstellung der Daten hat. Aber selbst wenn sie aus einem Haus stammen, ist eine einheitliche Darstellung nicht gleich gesetzt. Ein Ersatzteilkatalog, der in einem Zielsystem (z. B. QUANOS SIS.one) zusammengestellt wird, präsentiert die Daten ggf. anders als das PDF-Betriebsanleitungslayout in SCHEMA ST4. Ganz zu schweigen von der Darstellung, die beispielsweise für die Informationen im Digitalen Produktpass gewählt wird, der sich ebenfalls aus der Verwaltungsschale speist.
Letztlich bedeutet das, dass die einzelnen Daten in den Quellsystemen bereits so vorgehalten werden müssen, dass sie – über das Mapping der Metadaten – im weiteren Verlauf auch von anderen Systemen verarbeitet werden können. Und zwar ohne dass man bei der Erstellung der Daten bereits weiß oder beeinflussen kann, wie diese Daten im jeweiligen Zielsystem präsentiert werden. Man könnte annehmen, dass der Präsentations- oder Layoutgedanke damit anscheinend unwichtig oder sogar hinderlich geworden ist. Aber stimmt das?
Und heute? Mehrschichtig denken
Meiner Meinung nach müssen wir heute mehrschichtig denken und – wie immer – auch unsere Zielgruppen berücksichtigen. Servicetechnikerin A ist möglicherweise mit einem standardisierten Ersatzteilkatalog vollkommen zufrieden und nimmt eine schlichtere Präsentationsweise gerne in Kauf, weil sie dafür immer auf aktuelle Daten aus allen wichtigen Systemen zugreifen kann. Kunde B erwartet oder benötigt jedoch eine auch optisch ansprechendere Informationsaufbereitung der zentralen Daten und Funktionen seines Produkts, beispielsweise in einer Betriebsanleitung oder einem Handbuch.
Die gute Nachricht ist: Wenn wir die Daten so aufbereiten, dass sie in vernetzten Systemen verarbeitet werden können, machen wir einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung; wir verbauen uns aber nicht die Möglichkeit, die Daten trotzdem noch in individuellerem Kontext zu verarbeiten und auch individuell darzustellen.
Was bedeutet das für Ihre Praxis? Sie müssen sich nicht zwischen Effizienz und Individualität entscheiden – mit der richtigen Strategie erreichen Sie beides.
