SOS! CMS-Retter gesucht

Man wünscht sich das nicht, aber manchmal bricht über eine Technische Redaktion eine Katastrophe herein. Manchmal schleichend und manchmal mit Ansage. Aber letzten Endes immer so, dass schnelle Hilfe gefragt ist. Ein Dienstleister kann in solchen Fällen der CCMS-Retter in der Not sein.

Wir stellen in diesem Post einige Situationen vor, die wir in unserer Arbeit als Dienstleister selbst erlebt haben: Wie Redaktionen mehr oder weniger überraschend in eine schwierige Situation geraten sind und wie wir als Dienstleister aus den Schwierigkeiten helfen konnten.

Fall 1: Wenn es keine Vertretung gibt

Damit hatte niemand gerechnet. Durch einen unerwarteten Todesfall verlor die Technische Redaktion eines Mittelständlers ihren CMS-Administrator und -Poweruser. Zwar hatten alle irgendwie schon immer den Plan, für mehr Vertretbarkeit zu sorgen, aber wie heißt es so schön auf Kölsch: „Ett het noch emme jott gegonge.“ Nun stand eine Auslieferung an und die Dokumentation musste unter Zeitdruck fertig werden. Doch wie, wenn sich niemand mit dem Redaktionssystem wirklich auskennt?

Für aufwendige Qualifikationsmaßnahmen oder Selbsthilfe nach Trial and Error war keine Zeit mehr. In dieser Notsituation entschloss sich die Redaktion, uns als Dienstleister zu beauftragen. Ihnen war klar, dass ein Unternehmen, das sich täglich mit unterschiedlichsten CMS-Konfigurationen und Content-Strategien beschäftigt, sich schneller einen Überblick über den Contentbestand verschaffen kann als Redakteur:innen, die bisher nur Teilaspekte des Prozesses kennen.

Tatsächlich gelang es unseren Expert:innen anhand der bestehenden Dokumentation und einer Analyse der Systemkonfiguration, schnell in die Umsetzung zu kommen. Die Fristen konnten gehalten werden! Mittlerweile sind die Redaktionsabläufe und Konfigurationen dokumentiert und die gesamte Redaktion ist mit dem System so vertraut, dass alle sich jederzeit gegenseitig vertreten können.

Fall 2: Organisches Wachstum braucht Gärtner

Vermutlich geht es in vielen Redaktionen so. Ein CCMS wird beschafft und im Lauf der Zeit wächst der Contentbestand immer mehr. Immer mehr wächst aber auch die Zahl der Einzelfall-(Not-)Lösungen, kleiner Schönheitsfehler und individueller Vorlieben bei der redaktionellen Arbeit. Bis irgendwann jede auszuliefernde Dokumentation eine Unmenge an Nacharbeiten bedeutet und nichts mehr zusammenpasst. Die Zeitnot wird größer, die Technische Redaktion immer mehr zum Flaschenhals. Im Prinzip müsste man den gesamten Contentbestand überarbeiten, aber wer hat schon die Zeit dazu?

Ein Dienstleister! Er hat nicht nur die Zeit, sondern auch die Erfahrung. Er kennt verschiedene Best Practices, weiß, an welchen Stellen der Wildwuchs besonders häufig auftritt, und hat automatisierte Lösungen, um den Content wieder in Form zu bringen und für lange Zeit benutzbar zu halten. Unser Kunde hatte sich entschlossen, in einen „Formschnitt“ für den Content zu investieren, und schon schnell hatte sich die Entscheidung gelohnt. Die Produktionszyklen für die Dokumentation konnten verkürzt werden, die Contentqualität stieg und als Nebeneffekt fiel noch ein Auslieferungsformat für den Webauftritt des Unternehmens ab.

Fall 3: Endlich produktiv

Ein CCMS kann die Arbeit in der Technischen Redaktion deutlich beschleunigen. Eine schlecht geplante CCMS-Einführung kann aber auch zur Kostenfalle werden. Diese Erfahrung haben gleich mehrere unserer Kunden gemacht, bei denen Monate und Jahre nach der Einführung eines Redaktionssystems kein produktives Arbeiten möglich war. Der Grund: Der Umstieg wurde nie vollständig abgeschlossen – mit heftigen Konsequenzen. Inhalte mussten auf zwei Publikationswegen gepflegt werden, die Versionshaltung wurde immer unübersichtlicher und die Nachfragen aus dem Management immer unangenehmer.

Alleine lässt sich aus dieser Situation kaum ein guter Weg herausfinden. Denn durch die Doppelbelastung bleibt keine Zeit mehr, das System produktiv zu bekommen. Zudem werden für den Umstieg ohne umfangreiche Erfahrungen zur Content-Strategie oft grundlegende Entscheidungen getroffen, die sich erst nach einiger Zeit als problematisch herausstellen. Vermeintliche Abkürzungen und Fehlerbehebungen erweisen sich so als Irrweg.

Je länger man in dieser Situation abwartet und sich irgendwie behilft, desto schwieriger wird die Situation. Deshalb lohnt es sich, einen klaren Schnitt zu machen und einen Dienstleister ins Boot zu holen. Er weiß, wie sich ein Contentbestand grundlegend aufbauen lässt, welche Modellierungen weiterhelfen und wie einheitliche Standards für die Dokumentation aussehen, die die Redaktion schnell und dauerhaft weiterbringen. Nach wenigen Wochen sind diese Redaktionen dann der Produktivitätsfalle entronnen und können die volle Power eines CCMS für sich nutzen.

Retter in der Not

Schwierige Situationen können in einer Technischen Redaktion immer wieder auftreten. Oft ist man neben dem Alltagsgeschäft überfordert, diese Situationen alleine zu meistern. Dann lohnt es sich, mit einem erfahrenen Dienstleister zu sprechen. In vielen Fällen wird er dafür sorgen können, dass bald alles wieder im Lot ist und aus Schwierigkeiten Chancen werden.