SCHEMA ST4 und JIRA: Mehr Effizienz und Prozesssicherheit im Redaktionsalltag

Ein neues Software-Feature wird entwickelt, und irgendwann landet eine E-Mail im Postfach der Redaktion: „Könnt ihr das bitte in ST4 dokumentieren?“ Dann folgt das übliche Copy-Paste-Verfahren zwischen verschiedenen Systemen wie z. B. JIRA – ineffizient und fehleranfällig. Dabei gibt es längst bessere Wege. Mit der Automation Library bietet das Redaktionssystem SCHEMA ST4 vielfältige Möglichkeiten, um redaktionelle Abläufe zu automatisieren. Ein besonders spannender Aspekt ist die Übernahme von Informationen aus externen Systemen und die Weitergabe redaktioneller Inhalte – ohne dass Sie Dateien oder Informationen manuell von A nach B übertragen müssen.

Automatisierte Prozesse sind mehr als nur Datenimport

Redaktionen, die automatisierte Anbindungen bereits etabliert haben, nutzen etwa den Import technischer Daten oder die Übernahme von Taxonomien aus unterschiedlichen Produktdatensystemen wie ERP, PLM oder PIM.

Aber Digitalisierung bedeutet Schnittstellen zu schaffen – und das betrifft nicht nur Daten, sondern vor allem auch Prozesse. Das heißt: Sie können die Gestaltung von Arbeitsabläufen mit der Automation Library über den Tellerrand Ihrer eigenen Arbeitsgruppe hinaus erweitern, um Effizienz und Prozesssicherheit zu gewinnen.

Das Ticket-System JIRA im Fokus

Ein verbreitetes Werkzeug in der Prozesssteuerung, vor allem im Softwarebereich, ist das Ticket-System JIRA von Atlassian. Es wird sowohl in der Entwicklung verwendet, wo dokumentationsrelevante Änderungen und Neuerungen entstehen, als auch im Servicebereich, wo Rückmeldungen von Anwender:innen eingehen, die beispielsweise auf Korrektur- oder Ergänzungsbedarf in der Technischen Dokumentation hinweisen.

Ähnlich wie SCHEMA ST4 bietet JIRA diverse Möglichkeiten, sich mit anderen Systemen zu verschalten – jenseits der engen Anbindung an Geschwisterprodukte aus der Atlassian-Suite wie Confluence.

Warum SCHEMA ST4 und JIRA oft zusammentreffen

Dass in einem Unternehmen gleichzeitig SCHEMA ST4 und JIRA eingesetzt werden, ist ein relativ häufiges Szenario. Viele Unternehmen im Maschinenbau betreiben auch Software-Entwicklung, vor allem um Steuersoftware für ihre Maschinen zu entwickeln. Umgekehrt setzen eine Reihe von Software-Unternehmen auf ST4 zur Erstellung ihrer Dokumentation.

Obwohl beide Systeme geeignete Schnittstellen anbieten und die Prozesse von Entwicklung, Service und Technischer Dokumentation eigentlich ineinandergreifen, finden Kommunikation und Datenaustausch immer noch meist indirekt statt – ineffizient und unbefriedigend für alle Beteiligten. E-Mails und Copy-and-paste sind leider noch der Regelfall.

Automatisierung in der Praxis: ein einfaches Szenario

Stellen Sie sich vor: Die Maschinensteuerung erhält ein neues Feature, das dokumentiert werden soll. So könnte ein automatisierter Ablauf aussehen:

• In JIRA wird dazu ein Ticket (beispielsweise eine eigens erstellte Unteraufgabe) mit den benötigten Informationen versehen und in den Zustand „In Bearbeitung TechRed“ gesetzt.
• Dieser Schritt stößt einen ST4-Workflow an, der die bereitgestellten Informationen übernimmt und dem oder der zuständigen Redakteur:in eine Aufgabe zur Bearbeitung zuweist.
• Nach Erledigung und als Abschluss des eigenen Workflows sendet ST4 eine Nachricht an JIRA zurück, die das Ticket in den Zustand „Bearbeitung TechRed abgeschlossen“ versetzt.

Das ist, wie gesagt, ein sehr vereinfachtes Szenario, das nur die Möglichkeiten aufzeigen soll. In einem echten, derzeit laufenden Projekt implementieren wir gerade einen Ablauf, der aus einem Fehlerticket in JIRA in ST4 eine Struktur von Inhaltsknoten mit Meldung, Ursache und Lösung für die Release Notes anlegt.

Warum sich Prozess-Integration für Ihre Redaktion lohnt

Die Integration der unterschiedlichen Arbeitsprozesse spart nicht nur Aufwände und beschleunigt den Ablauf – sie schafft auch eine Prozesssicherheit, die sich positiv bemerkbar macht: nach innen, nach außen und natürlich auch nach oben.

Die technischen Voraussetzungen sind dabei schon gegeben: Beide Systeme verfügen über die Voraussetzungen, eine gemeinsame Schnittstelle zu implementieren. In der Praxis bedeutet das:

• Benötigte Datenfelder lassen sich spezifizieren.
• Beim Weiterschalten im eigenen Workflow lassen sich Signale und Daten an die jeweils andere Instanz übergeben.
• Beide Seiten können auf Signale der anderen Seite reagieren.

Fazit: Moderne Redaktionssysteme als Teil von etwas Großem

Die Verbindung zwischen SCHEMA ST4 und JIRA zeigt exemplarisch, wie moderne Redaktionssysteme über ihre eigenen Grenzen hinauswachsen können. Statt isoliert zu arbeiten, werden Sie Teil eines größeren, vernetzten Arbeitsablaufs.

Der entscheidende Punkt ist, sich mit allen Abteilungen abzustimmen und einen gemeinsamen, systemübergreifenden Prozess zu definieren. Wie immer beginnt Digitalisierung auch hier damit, dass Menschen miteinander reden. Dann kommen die Systeme.

Haben Sie ähnliche Herausforderungen in Ihrem Redaktionsalltag? Oder arbeiten Sie bereits mit automatisierten Prozessen zwischen verschiedenen Systemen? Wir würden gerne von Ihren Erfahrungen hören! Und in einem kommenden Blogbeitrag schauen wir uns dann das Zusammenspiel zwischen SCHEMA ST4 und Confluence an.