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Momentan herrscht in vielen Unternehmen ein hoher Spardruck. Auch die Technischen Redaktionen müssen unter diesen Bedingungen ihren Beitrag leisten. Das Gute ist: Viele Redaktionen können und wollen das auch und das obwohl die Dokumentation gesetzlich gefordert ist – anders als das beliebte „Sparopfer“ Marketing – und deshalb nicht einfach weggelassen werden kann.
Doch gleichzeitig stellt sich die Frage, wie sich in unruhigen Zeiten sparen lässt, ohne die Substanz zu beschädigen oder auf Dinge zu verzichten, die später nur mit deutlich erhöhten Zusatzkosten wieder aufgefangen werden können. Was hilft es, wenn man etwa die Übersetzung zwar an einen „billigen“ Dienstleister abgibt, danach aber das Translation Memory nicht mehr richtig gefüttert ist und die Terminologie bereinigt werden muss? Es gibt viele solche Fälle, wo an der falschen Stelle gespart wird und mittelfristig die Kosten steigen.
Wo ansetzen?
Deshalb lohnen sich ein paar strategische Vorüberlegungen, damit Sparmaßnahmen auch wirklich greifen und für das gesamte Unternehmen einen Nutzen erzielen. Ein erster Aspekt, den man sich klarmachen sollte, ist die Stelle, an der eine Einsparung vorgenommen werden soll. Intuitiv denkt man natürlich über die Potenziale in der eigenen Abteilung, also der Technischen Redaktion nach. Hier anzusetzen hat den Vorteil, dass sich Einsparungen oft ohne große Abstimmungen durchsetzen lassen. Allerdings ist in vielen Redaktionen das Potenzial für Einsparungen im Laufe der Zeit schon abgegrast; vor allem, wenn die Redaktion auch in normalen Zeiten kostenbewusst geführt wurde.
Deshalb lohnt sich auch der Blick über Abteilungsgrenzen hinweg. Und zwar in zweifacher Weise: Ob Leistungen der Technischen Redaktion zu Einsparungen in der benachbarten Abteilung führen können und auch ob Leistungen, die an anderer Stelle ohnehin erbracht werden, für die Technische Redaktion genutzt werden können. Ähnliches gilt außerdem für Leistungen, die an anderen Standorten erbracht werden. Oft lassen sich erstaunliche Sparpotenziale auftun, weil eben an unterschiedlichen Stellen dieselbe Leistung auf unterschiedliche Art erbracht wird.
Wie ansetzen?
Welche Einsparungen möglich sind, hängt natürlich stark von der Branche, den Aufgaben und der bisherigen Führung der Technischen Redaktion ab. Doch es gibt einige Einsparpotenziale, die sich in sehr vielen Redaktionen immer wieder eröffnen. Allen voran ist hier das Einsparpotenzial durch den Verzicht auf Papierdokumentation zu nennen. Hier bietet die neue Maschinenverordnung 2023/1230 ein Potenzial für viele Redaktionen, das bisher nicht offenstand.
Einsparungen lassen sich auch dadurch erzielen, dass unnötige Aufgaben identifiziert werden. Tatsächlich ist es gar nicht so selten, dass dieselbe Aufgabe in verschiedenen Abteilungen oder an verschiedenen Standorten parallel erledigt wird, ohne dass dies bekannt ist. Als Technische Redaktion lohnt es sich deshalb, einmal eine Liste von Kandidaten aufzustellen, bei denen sich eine Doppelbearbeitung vermuten lässt und dann in die Kommunikation mit den entsprechenden Stellen zu gehen.
Prozessoptimierung ist ein weiterer Baustein für Einsparungen in der Technischen Redaktion. Schneller und mit weniger Schritten zum Erfolg – wer möchte das nicht? Das Problem liegt allerdings darin, dass man oft betriebsblind ist für die eigenen Abläufe. Hier kann es sich lohnen, mit externer Unterstützung zu arbeiten. So kommen oft mit geringem Invest schnelle und überproportionale Ergebnisse zustande.
Dasselbe gilt für Einsparungen durch Automatisierung und KI. Auch hier gibt es einiges an Potenzial zu heben. Dies kann aber oft nur mit erhöhtem Aufwand von der Technischen Redaktion intern bewältigt werden. Auch in solchen Fällen lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem externen Partner, der KI- und Automatisierungslösungen häufig realisiert und entsprechend routiniert das verborgene Einsparpotenzial heben kann.
Zu guter Letzt
Einsparungen sind nur eine Seite der Medaille, wenn es darum geht, Technische Redaktionen erfolgsorientiert zu lenken. Oft wird vergessen, dass der Content aus der Technischen Redaktion auch den Ertrag des Unternehmens steigern kann, indem etwa die Anleitung über das Maschinendisplay aufgerufen wird und der Nutzwert des Geräts dadurch steigt. Es gibt eine ganze Reihe von Maßnahmen, mit denen Technische Redaktionen die Wertschöpfung des Unternehmens erhöhen können. Nur Kosten zu drücken, greift deshalb zu kurz, wenn es um den Erfolg der Technischen Redaktion und des Unternehmens geht.
Machen Sie aus dem Spardruck eine Chance: Analysieren Sie Ihre Prozesse, identifizieren Sie Schnittstellen zu anderen Abteilungen und prüfen Sie Automatisierungspotenziale. Wir unterstützen Sie gerne dabei, diese verborgenen Schätze zu heben.
