Die Konformitätserklärung – der Reisepass für Ihre Produkte

Was haben Ihr Produkt und Menschen auf einer Reise gemeinsam? Beide kommen ohne gültigen Pass nicht weit. Für Ihre Produkte ist dieser Pass die Konformitätserklärung – ein Dokument, das in der Technischen Redaktion oft mehr Aufmerksamkeit verdient, als es bekommt. Die Aufgaben dabei sind vielfältig: von der technischen Verwaltung über die Aktualisierung bis hin zur Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen. Aber der Reihe nach. Zuerst stellen wir uns die Frage: Was ist denn überhaupt eine Konformitätserklärung?

Was ist eine Konformitätserklärung?

Eine Konformitätserklärung ist das Ergebnis des Konformitätsbewertungsverfahrens und ein offizielles Dokument, das bestätigt, dass ein Produkt oder eine Dienstleistung den geltenden gesetzlichen Anforderungen und Normen entspricht. In der Regel wird sie von Herstellern oder Anbietern erstellt und bezieht sich auf spezifische Richtlinien oder Standards, die für das jeweilige Produkt relevant sind. Die Konformitätserklärung ist besonders wichtig in regulierten Branchen wie der Maschinenbau-, Elektro- oder Medizintechnik, wo Sicherheit und Qualität höchste Priorität haben.

Die Erklärung enthält in der Regel Informationen über

• das Produkt,
• die angewandten Normen,
• die durchgeführten Prüfungen sowie
• die Identität des Herstellers.

Sie dient nicht nur als Nachweis für die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch als Vertrauensnachweis für Kunden und Partner.

Bleibt die Frage …

Wann muss ich eine Konformitätserklärung erstellen?

Die Erstellung oder Aktualisierung einer Konformitätserklärung kann in verschiedenen Phasen vorgeschrieben sein:

• Produktentwicklung:
  Wenn ein neues Produkt entwickelt wird, das unter spezifische Richtlinien fällt (z.B. Maschinenrichtlinie, Niederspannungsrichtlinie), muss eine Konformitätserklärung erstellt werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Anforderungen erfüllt sind.
• Änderungen am Produkt:
  Bei wesentlichen Änderungen an einem bestehenden Produkt – sei es durch Designänderungen oder durch neue Materialien – kann es notwendig sein, die Konformitätserklärung zu aktualisieren.
• Markteinführung:
  Vor der Markteinführung eines Produkts in bestimmten Märkten (insbesondere innerhalb der EU) ist eine gültige Konformitätserklärung erforderlich, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
• Regulatorische Anforderungen:
  In vielen Ländern gibt es zusätzlich zu den Richtlinien und Normen gesetzliche Vorgaben, die die Erstellung dieser Erklärung vorschreiben. Dies gilt speziell für Produkte, die potenziell gefährlich sein könnten oder strengen Sicherheitsstandards unterliegen.

Konformitätserklärung und Technische Redaktion

Jetzt, wo wir wissen, was eine Konformitätserklärung ist und wann sie erstellt werden muss, können wir uns genauer anschauen, welche Rolle die Technische Redaktion in diesem Prozess spielt. Es gibt hier einige Berührungspunkte:

• Dokumentation:
  Die Kernaufgabe der Technischen Redaktion ist die Dokumentation. Technische Redakteur:innen müssen sicherstellen, dass alle erforderlichen Dokumente zur Unterstützung der Konformitätserklärung vorhanden sind. Dazu gehören technische Unterlagen, Prüfberichte und Risikobewertungen.
• Content Management:
  Für die Datenhaltung der Konformitätserklärungen inklusive Aktualisierungen, Unterschriften und Datumsangaben müssen stabile Konzepte und Lösungen entwickelt werden, die eine langfristige Arbeitsgrundlage bieten.
• Aktualisierung von Inhalten:
  Da sich gesetzliche Anforderungen und Normen ändern können, müssen Technische Redakteur:innen regelmäßig überprüfen und aktualisieren, ob die bestehenden Konformitätserklärungen noch gültig sind und ob alle relevanten Informationen korrekt dokumentiert sind.
• Schulung und Sensibilisierung:
  Technische Redakteur:innen sollten auch Schulungen anbieten oder anstoßen, um das Bewusstsein für die Bedeutung von Konformitätsanforderungen im gesamten Unternehmen zu schärfen.

Ausblick: Konformitätserklärung und SCHEMA ST4

Insgesamt ist die Konformitätserklärung ein zentrales Element im Produktentwicklungsprozess und stellt sicher, dass Produkte sicher und gesetzeskonform auf den Markt gebracht werden können. Ohne dieses Dokument kann das Produkt nicht auf die Reise gehen.

Für Technische Redakteur:innen bedeutet das nicht nur zusätzliche Verantwortung, sondern auch eine wertvolle Gelegenheit zur Mitgestaltung des Qualitätsmanagements im Unternehmen. Für einen reibungslosen Ablauf ist es wichtig, dass sich alle Abläufe rund um die Konformitätserklärung in bestehende Redaktionsprozesse eingliedern. Damit stellt sich natürlich die Frage, wie es mit dem Zusammenspiel „Konformitätserklärung – Redaktionssystem“ in der Praxis ausschaut. Genau an diesem Zusammenspiel – konkret mit dem Redaktionssystem SCHEMA ST4 – arbeiten wir momentan in verschiedenen Kundenprojekten. Demnächst werden wir dazu

Ihre Erfahrungen interessieren uns: Welche Herausforderungen begegnen Ihnen bei der Erstellung und Verwaltung dieses Dokuments?