Stammdaten – Wenn nicht wir, wer dann?

In den letzten Wochen haben wir uns das Thema Stammdaten hier im Blog sehr genau angeschaut. Wir haben geklärt, was Stammdaten eigentlich sind, wie sie erfasst und welche Systeme dafür eingesetzt werden. Danach haben wir uns den Herausforderungen gewidmet: Schlechte Datenqualität und Datensilos waren hier wichtige Schlagwörter. Und schließlich der Ausblick, wie es besser geht, also Stammdaten mit Konzept. Jetzt bleibt natürlich eine Frage übrig: Wer kümmert sich darum?

Wenn Sie in einer Technischen Redaktion arbeiten, dann mag Ihre erste Reaktion sein: „Darum kann ich mich nicht auch noch kümmern. Dafür haben wir doch Leute.“ Und ich kann Sie verstehen, möchte Sie aber trotzdem motivieren, das Thema aktiv anzugehen. Doch zuvor schauen wir uns mal die Verantwortlichkeiten in einem typischen Unternehmen an.

Wer macht’s denn nun?

Viele Unternehmen sehen Stammdatenmanagement als reine IT-Frage. Wenn das Thema ein gewisses Gewicht im Unternehmen hat, gibt es spezielle Zuständigkeiten für die Aufgabe: Master Data Manager:innen oder Stammdatenmanager:innen sind hier typische Jobbezeichnungen.

Ich habe mir im Vorlauf zu diesem Artikel mal einige Stellenausschreibungen angeschaut und Anforderungen an die Kandidat:innen gesammelt:

• Sensibilisierung in den Fachabteilungen im ganzen Unternehmen
• Lösungsorientierte Denkweise und Hands-on-Mentalität
• Aktive Beteiligung an der Konzeption von Verbesserungspotenzialen zu aktuellen fachlichen Herausforderungen, Bereitschaft, bestehende Prozesse zu optimieren
• Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams als zentraler Ansprechpartner
• Erstellung und Aktualisierung erforderlicher Dokumentationen sowie Verantwortung für Schulungen und Endanwendertrainings

Kommt Ihnen das bekannt vor? Als Technische:r Redakteur:in gehören viele der oben genannten Punkte sicher auch zu Ihrem Tagesgeschäft, sind also als Kompetenz häufig in Redaktionen schon vorhanden. Einerseits schärft der ständige Austausch mit der Entwicklungsabteilung unsere fachliche Kompetenz sowie unsere pragmatische, aber zielführende Arbeitsweise. Andererseits haben wir unser Ohr in fast allen Bereichen der Firma und erkennen Optimierungspotenzial zuverlässig. Die Rolle des einfachen „Schreiberlings“ wandelt sich zunehmend zum Informationsarchitekten und Kommunikationsexperten.

Das vermeintlich versteckte Potenzial in den Redaktionen wird zwar heutzutage immer häufiger erkannt und auch als solches gefördert, jedoch müssen Redakteur:innen ihre neue Rolle auch aktiv annehmen und forcieren. Und das ist mein Appell an Sie!

Warum schlechtes Stammdatenmanagement besonders die Technische Redaktion trifft

Probleme beim Stammdatenmanagement werden meistens erst erkannt, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Leider.

• Die Teilebezeichnung im ERP passt nicht zum Namen des Ersatzteils.
• In der Doku heißt etwas anders als im CAD-Tool.
• Zusätzlich führen Vertrieb und Marketing eine eigene Bezeichnung, die sich besser verkaufen lässt.

All das stört das Verständnis, für das nicht zuletzt die Redaktion zuständig ist. Hinzu kommen massive Probleme bei der Übersetzung der Dokumente.

Und genau deswegen ist es so entscheidend, dass sich die Redaktionen im Unternehmen Gehör verschaffen. Schlechte Daten können in falsche Handlungen münden und die Produktsicherheit ist somit nicht mehr gewährleistet!

Im schlimmsten Fall hat das rechtliche Konsequenzen für die Hersteller. Richtiges und fehlerfreies Anleiten wiederum ist die Verantwortung der Technischen Redaktionen. Für eine richtige und sichere Arbeitsgrundlage einzustehen auch. Genau hier ist der Unterschied von Technischer Redaktion zum Stammdatenmanagement: Während Stammdatenprobleme für die einen ärgerlich, ineffizient, mit Aufwand verbunden sind, geht es bei der Technischen Kommunikation im Zweifelsfall um Leib und Leben – und hier liegt eine besondere Motivation.

Natürlich muss es nicht immer so dramatisch sein. Auch die Alltagsprobleme können für Redaktionen lästig und für das Unternehmen kostspielig werden: Mehrfach angelegte Teile in diversen Datensilos binden Arbeitskraft und -zeit. Unklare Bezeichnungen verhindern Wiederverwendung und verursachen Mehrkosten bei der Dokumenterstellung und Übersetzung. Inkonsistente Namen verunsichern Bestandskunden und schrecken Neukunden ab. Mangelnde Datenqualität vereitelt letztendlich Automatisierung und Digitalisierung – und damit unter Umständen die Zukunft einer Firma. Gründe, sich als Redaktion des Themas anzunehmen, gibt es also viele.

Die Rolle der Technischen Redaktion beim Stammdatenmanagement

Technische Redakteur:innen verbinden Fachwissen und Weitsicht mit Kommunikationsstärke und Lösungsorientierung. Davon kann das Stammdatenmangagement nur profitieren. Warum also nicht enger zusammenarbeiten?

Die Anforderungsprofile der Stammdatenmanager:innen zeigen, was fehlt: starke Konzepte. In den Redaktionen ist regelbasiertes und standardisiertes Arbeiten Normalität. Benennungsbildungsregeln, Datenmodelle oder Prozessoptimierung lassen sich auf das Stammdatenmanagement übertragen. Ihre Aufgaben:

• Schaffen Sie Bewusstsein für das Thema.
• Definieren Sie die gemeinsamen Spielregeln und Standards.
• Prüfen Sie Ihre Werkzeuge.
• Arbeiten Sie an der übergreifenden Kommunikation.

Mit dieser proaktiven Haltung können Technische Redaktionen nicht nur ihre eigenen Anliegen – bessere Daten = bessere Dokumentation – lösen, sondern einen positiven Einfluss auf das gesamte Unternehmen haben.

Jetzt interessiert mich: Wie läuft bei Ihnen die Zusammenarbeit mit dem Master Data Management? Wo gibt es bei Ihnen Verbesserungspotenzial?