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Damit sich der Einsatz eines Redaktionssystems lohnt, muss dieses vor allem eines: Kosten sparen. Auf jeden Fall mittel- und langfristig, idealerweise aber auch schon kurzfristig. Wie sich einer unserer Kunden über einen kurzfristigen Einspareffekt von fast 200.000 EUR freuen kann, darum geht es in diesem Blogpost.
Ein enormer Kostenschmerz
Es ist das Leid vieler unserer Kunden im Umfeld von Komponenten-, Geräte- und Maschinenbau. Die Produkte sind extrem leistungsfähig, variantenreich und entsprechend erklärungsbedürftig. Wenn man sich als Unternehmen gezwungen sieht, zusammen mit diesen Produkten eine vollumfängliche Anleitung in Landessprache auszuliefern, und zwar gedruckt, dann gehen die Kosten nur für die Bereitstellung der Anleitungen und Dokumente schnell in den sechsstelligen Bereich.
Vor diesem Thema standen wir auch mit unserem Kunden in dem hier beschriebenen Fall. Die enormen Druckkosten waren dem Management ein Dorn im Auge. Und es sollte eine Lösung gefunden werden, die zumindest einen Teil davon einspart.
Sich lösen vom Hören-Sagen
„Dürfen wir das eigentlich? Ist es wirklich zulässig, dass wir nicht die gesamte Doku in gedruckter Form ausliefern?“ Diese Fragen stellen sich viele Redaktionen. Und auch zusammen mit unserem Kunden sind wir diesem Knackpunkt als Erstes auf den Grund gegangen. Denn eines ist klar: Noch fataler als hohe Druckkosten ist für Unternehmen ein unkalkulierbares Haftungsrisiko durch grundlegende Versäumnisse in der Dokumentation.
So haben unsere Expert:innen die für die Produkte unseres Kunden geltenden Normen und offiziellen Vorgaben gründlich analysiert. Und sie sind zu dem klaren Fazit gekommen: Mit dem Produkt müssen nur die zentralen Sicherheitsinformationen gedruckt ausgeliefert werden. Und zwar nicht erst im Horizont zukünftiger Entwicklungen (z. B. der neuen Maschinenverordnung), sondern bereits jetzt nach den aktuell gültigen Normen und Richtlinien.
Nur noch 1 Doppelseite DIN A4
Was für ein Freiraum, um endlich aus der Druckkosten-Falle herauszukommen. Und damit die Kosten wirklich auf ein Minimum gedrückt werden, haben wir für unseren Kunden eine zweistufige Paketlösung entwickelt.
Stufe 1 ist das Dokumentkonzept für ein sogenanntes Beilageblatt – also ein Konzept für das, was zukünftig noch gedruckt ausgeliefert wird. Das Beilageblatt enthält exakt und ausschließlich die Informationen, die normativ gefordert sind – und ist damit keine klassische Kurzanleitung. Da es insgesamt recht wenige obligatorische Informationen gibt, ist es möglich, mehrere Sprachen auf einem einzigen einseitig oder beidseitig gedrucktem Blatt Papier unterzubringen.
Und so muss unser Kunde seinen Produkten im Regelfall tatsächlich nur noch ein gefaltetes A4-Blatt beilegen, um seiner Informationspflicht nachzukommen. Alle weiteren Anleitungsinhalte stehen downloadbar im Internet bereit. In allen benötigten Varianten und Sprachen – übersichtlich, verständlich und in der notwendigen Ausführlichkeit aufbereitet. Aus dem Beilageblatt lassen sich die ausführlichen Anleitungen bequem aufrufen über einen QR-Code.
Vollautomatisch erstellt
So minimalistisch und kostensparend wie die Inhalte sollte natürlich auch der redaktionelle Erstellungsprozess sein. Kein Handgriff mehr als nötig sollen die Redakteur:innen zu tun haben, wenn sie in Zukunft neben den ausführlichen Anleitungen das mehrsprachige Beilageblatt erstellen. Dafür ist Stufe 2 unserer Paketlösung zuständig.
So haben wir die Konfiguration des Redaktionssystems SCHEMA ST4, mit dem unser Kunde arbeitet, entsprechend angepasst. Es gibt zum einen ein zusätzliches Layout, das das Beilageblatt auf Knopfdruck erzeugt – ohne manuelle Layoutnacharbeiten. Eine intelligente Wiederverwendung von Bausteinen aus der ausführlichen Anleitung erspart es der Redaktion, für die zusätzliche Publikation eigene Inhalte erfassen zu müssen.
In zwei Monaten zum sechsstelligen Sparpaket
Unter dem Strich sind es gerade einmal drei Handgriffe, mit denen die Technische Redaktion unseres Kunden jetzt für jedes seiner Produkte ein Beilageblatt erstellt. Über das Jahr gesehen spart unser Kunde mit dem neuen Verfahren 180.000 EUR an Druckkosten für zwei Produktfamilien. Bereits jetzt im ersten Jahr. Und zukünftig Jahr für Jahr. Und weitere Produktfamilien werden folgen.
Implementiert haben wir die Lösung von der Analyse- und Konzeptphase bis zum Go-live im Redaktionssystem in gerade einmal zwei Monaten.
Wo drückt Sie der Kostenschmerz?
Wo drückt Sie als Technische Redaktion aktuell der Kostenschmerz? Selbst wenn Ihr Thema vielleicht etwas anders gelagert ist als in dem hier geschilderten Fall: Mit frischen Ideen und unserer langjährigen Erfahrung in Technischer Redaktion und Contentmanagement können wir sicher auch Sie auf dem Weg der Kostenreduktion begleiten.
FAQ
Die Druckkosten konnten drastisch gesenkt werden, indem nur noch ein doppelseitiges DIN A4-Blatt mit den wichtigsten Sicherheitsinformationen den Produkten beigelegt wird. Alle weiteren Anleitungen sind digital per QR-Code verfügbar.
Nach gründlicher Analyse der geltenden Normen und Richtlinien ist es im konkreten Fall ausreichend, nur die zentralen Sicherheitsinformationen in gedruckter Form beizulegen. Die vollständige Dokumentation kann digital bereitgestellt werden.
Das Redaktionssystem SCHEMA ST4 wurde so konfiguriert, dass das mehrsprachige Beilageblatt mit nur drei Handgriffen automatisch erstellt werden kann. Durch intelligente Wiederverwendung von Bausteinen entfällt die separate Inhaltserstellung.
Die gesamte Implementierung von der ersten Analyse bis zum Go-live im Redaktionssystem wurde in nur zwei Monaten abgeschlossen. Dies umfasste sowohl die Konzeptphase als auch die technische Umsetzung.
Durch das neue Verfahren spart das Unternehmen jährlich 180.000 EUR an Druckkosten für bisher zwei Produktfamilien. Diese Einsparung wird sich mit der Einbindung weiterer Produktfamilien noch erhöhen.
