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Im redaktionellen Freigabeprozess sind besonders für die fachliche Qualitätsprüfung häufig Außenstehende eingebunden, die über keinen direkten Zugang zum Redaktionssystem verfügen. Für diese externen Prüfer:innen, die das CMS nur sporadisch oder punktuell nutzen, lohnen sich Aufwände für User-Management, ggf. nötige Lizenzierung oder Einarbeitung in das komplexe Tool meist nicht. Wie kann man dieses Review ohne CMS-Lizenz besser gestalten?
Über diese Problematik hat mein Kollege Johannes vor Kurzem den Beitrag „Reviewprozesse in der Technischen Redaktion optimieren“ geschrieben. Heute möchte ich ein wenig näher auf unsere HTML-basierte Lösung eingehen, die er dort in wenigen Worten angeteasert hat.
Unsere Review-Lösung im Überblick
Wenn die zu prüfenden Daten im Redaktionssystem liegen und die Korrekturen auch wieder dorthin zurücksollen, dann ist das CMS der beste Ausgangspunkt für den Reviewprozess. Wir haben für unseren Kunden ein spezielles Layout entwickelt: Aus den zu prüfenden Inhalten wird per Knopfdruck eine HTML-Produktion erstellt, die mit einem Browser aufgerufen werden kann, also keine Lizenz für das Contentmanagement-System erfordert und auch die parallele Bearbeitung durch mehrere Prüfer:innen erlaubt.
Die Reviewer sehen auf einen Blick, wo ihre Prüfung gefragt ist. Ihre Anmerkungen und Korrekturen können sie direkt in Formularfelder eingeben. Die gesammelten Rückmeldungen liegen strukturiert und standardisiert im CMS bereit zur Verarbeitung durch die Technische Redaktion.

Reviewlayout aus SCHEMA ST4. Nicht zu prüfende Inhalte sind ausgegraut. In der Seitenspalte ist die Anzahl der zu prüfenden Einträge direkt erkennbar.
Nahe am CMS
Ähnlich wie bei der simplen Lösung – ein PDF zur Korrektur herumzuschicken – lassen sich Textstellen in der HTML-Ausgabe markieren und Kommentare erfassen. Allerdings ist unser Ansatz wesentlich funktionaler und näher am CMS angelehnt.
Zunächst kann die Technische Redaktion durch ein spezielles Metadatum im CMS individuell bestimmen, welche Textbausteine überhaupt geprüft werden sollen. Nicht zu prüfende Passagen werden im Review ausgegraut, um die Aufmerksamkeit der Prüfer:innen auf die relevanten Stellen zu fokussieren. Sie stehen so aber als Kontext für besseres Leseverständnis zur Verfügung und lassen sich, wenn dort etwas auffällt, ebenfalls mit Kommentaren versehen.
Effizienter Review
Bei der Gestaltung des Reviews haben wir uns darauf konzentriert, den Prozess möglichst einfach und schlank zu gestalten. Dazu lösen wir beispielsweise Wiederverwendungen auf, sodass mehrfach im Dokument vorkommende Textbausteine nur einmal zum Review markiert sind.
Damit auf einen Blick klar ist, wo im Dokument wie viele Textstellen zu prüfen sind, hebt die dynamische Navigation alle relevanten Einträge hervor und zeigt jeweils die Anzahl der darunter befindlichen Bausteine an, die noch zu prüfen sind. Das ermöglicht einen schnelleren Zugang zu den Aufgaben und macht den Navigationsbereich zu einem Dashboard der noch zu erledigenden Prüfstellen.
Für jeden zu prüfenden Textbaustein bieten wir die Option „keine Korrektur“ an, um ihn mit einem Klick freizugeben. Markiert man stattdessen eine Textstelle, öffnet sich automatisch ein Kommentarfeld, und die Option „Korrektur“ wird aktiviert. Auf diese Weise minimieren wir den Interaktionsaufwand auf das nötige Minimum.
Kurze Wege
Jede Review-Entscheidung, jeder Kommentar wird einem Objekt im CMS (z.B. Knoten und Fragmente in SCHEMA ST4) zugeordnet und ist damit für die Redaktion leicht einzupflegen. Die Ablage des Reviews erfolgt nicht lokal, sondern auf einem zentralen Webserver im Intranet. Das hat unter anderem den Vorteil, dass Sie keinen Ärger mit mehreren umlaufenden Versionen und Varianten derselben Datei haben.
Reviews können weitergeleitet und eingesammelt werden. Die Technische Redaktion kann damit Reviews mehrerer Beteiligter nach Abschluss zusammenführen und in Summe bearbeiten. So können auch beliebig viele Reviewer parallel arbeiten, anstatt sich eine PDF-Datei nacheinander zuzuschicken (inklusive Kommentarchaos) oder mehrere Kopien mit Einzelkommentaren zu erzeugen, um diese dann mühsam vergleichen zu müssen.
Was sagen die Anwender:innen zum Review ohne CMS-Lizenz?
Unsere Lösung für einen Reviewprozess mit HTML statt PDF ist für Gelegenheitsanwender leicht bedienbar und mit allen modernen Browsern – auch auf Mobilgeräten – kompatibel. Die Serverseite haben wir bewusst schlicht gehalten, um die Systemanforderungen kleinzuhalten. Dadurch lässt sich unsere Anwendung mit wenig Aufwand in beliebigen Webserverumgebungen aufsetzen.
Die Lösung kommt in den einzelnen Produktbereichen gut an und wird regelmäßig genutzt, sodass auch schon neue Features angefragt wurden. Die Anwender:innen beschreiben sie als benutzerfreundlich, zeitsparend und als klare Arbeitserleichterung.
Wollen Sie die Lösung einmal im Einsatz sehen? In unserem FreebieWebinar im Sommer stellen wir sie ausführlich vor. Und wer gerne schneller einen Blick darauf werfen möchte, der kann gerne schon vorab einen Termin mit Benny Rauschenberger ausmachen.
FAQ
Die HTML-basierte Reviewlösung ermöglicht externen Prüfer:innen die Qualitätssicherung von Inhalten ohne Lizenz oder Einarbeitung ins CMS. Sie können Inhalte direkt im Browser prüfen und kommentieren, was Zeit und Kosten spart.
Die Technische Redaktion kann die Inhalte für die Qualitätssicherung ohne Zusatzaufwand bereitstellen.
Die Technische Redaktion kann durch ein spezielles Metadatum in SCHEMA ST4 gezielt festlegen, welche Textbausteine geprüft werden sollen. Nicht zu prüfende Passagen werden auf der Reviewplattform ausgegraut dargestellt, bleiben aber als Kontext verfügbar.
Für die Prüfer:innen werden wiederverwendete Textbausteine nur einmal zur Prüfung angezeigt. Eine dynamische Navigation zeigt auf einen Blick, wo und wie viele Textstellen noch zu prüfen sind. Textbausteine können mit einem Klick freigegeben oder mit Kommentaren versehen werden.
Die Technische Redaktion kann Anmerkungen beliebig vieler Prüfer:innen einsammeln und direkt im CMS auswerten.
Alle Kommentare werden zentral auf einem Webserver gespeichert und direkt den entsprechenden CMS-Objekten zugeordnet. Dies verhindert Versionskonflikte und ermöglicht paralleles Arbeiten mehrerer Prüfer.
Die Lösung ist browserbasiert und funktioniert auch auf Mobilgeräten. Durch die schlanke Serverarchitektur lässt sie sich einfach in bestehende Webserverumgebungen integrieren und erfordert minimalen administrativen Aufwand.
22.07.2025 | 16:30–18 Uhr | FreebieWebinar mit Edgar Hellfritsch