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Nach wie vor ist PDF ein beliebtes Format für Dokumentationen und Handbücher – und nicht ohne Grund: Man kann PDFs leicht zum Download bereitstellen oder verschicken; man kann sie gut nach Schlagworten durchsuchen; man kann sie ganz oder in Teilen drucken, wenn das doch mal gewünscht ist; und letzten Endes weiß jede:r, wie sie funktionieren. Daher ist auch in SCHEMA ST4 das Einrichten und Anpassen von Layouts im Page Layout Designer (PLD) für die Ausgabe von PDF-Dateien nach wie vor eine zentrale Aufgabe. Wir stellen heute drei Tipps vor, die aus unserer Erfahrung die Arbeit im PLD und die Arbeit mit dem resultierenden Layout erleichtern und Stolperfallen vermeiden.
Tipp 1: Formatvorlagen sauber verwenden
Eigentlich weiß man das ja: Man sollte Formatvorlagen verwenden, und man sollte sie „sauber“ verwenden und nicht zweckentfremden. Trotzdem gerät man schnell in Versuchung – und ich schließe mich da nicht aus –, nur für „diese eine Stelle“ doch mal das eigentlich nicht ganz passende, aber vorhandene Format X zu verwenden, und dann die Vorlagen-Einstellungen an ein, zwei konkreten Stellen noch zu überschreiben … Das geht auch eine Zeit lang gut, bis dann irgendwann eine größere Änderung kommt: eine Änderung im Corporate Design oder die Anforderung, die Dokumente in Sprachen mit anderen Schriftsystemen bereitzustellen.
Zu diesem Zeitpunkt fällt einem auf die Füße, was vorher als „schnelle Lösung“ gedacht war: Zentrale Änderungen werden nicht allgemein übernommen, weil eben an einigen Stellen Einstellungen individuell überschrieben wurden. Änderungen wirken sich an der falschen Stelle aus, weil dort ein Format zweckentfremdet wurde. Und wenn man dann nicht auf Anhieb erkennt, ob an einer Stelle die koreanischen Zeichen aus der richtigen oder aus der falschen Schriftart verwendet werden – dann wird es sehr aufwendig, das Layout nachzubearbeiten und wieder glattzuziehen.
Also: besser gleich konsequent die richtigen Formate wählen.
Tipp 2: Dokument-Metainformationen sinnvoll einrichten
Wenn Sie mit dem PLD arbeiten, haben Sie wahrscheinlich schon die Möglichkeit genutzt, Variablen zu definieren und im Produktionsdialog (im „Blauen Buch“) abzufragen. Manche Variablen für Dokument-Metadaten, wie Firmenname, Produktbezeichnung oder Publikationsart, sind sogar bereits auf diese Weise vordefiniert. Aber: Ist es überhaupt immer sinnvoll, diese Möglichkeit auch zu nutzen? Bedenken Sie: Diese Felder müssen bei jedem neu angelegten Blauen Buch erneut ausgefüllt werden. Und: Diese Felder sind nicht ins Übersetzungsmanagement eingebunden.
Richtig sinnvoll sind diese Variablen, die direkt im PLD definiert werden, also nur für Abfragen, die sich auch nur auf ein individuelles Blaues Buch beziehen. Und die idealerweise nicht übersetzt werden müssen.
Sobald die Abfragen allgemeineren Charakter haben, also etwa in allen Blauen Büchern innerhalb des Projekts immer gleich wären oder immer wieder in standardisierter Weise zur Auswahl stehen (wie die Publikationsart), ist es sehr wahrscheinlich sinnvoller, sie auch nicht individuell im Blauen Buch zu verwalten.
Produktionsressourcen oder Metadaten am Projekt entlasten das PLD-Layout von dieser Variablenabfrage und erleichtern, richtig eingesetzt, auch Ihren Kolleg:innen die Verwaltung der Informationen.
Tipp 3: Layout-Metadaten an der richtigen Stelle behandeln
Noch mal Metadaten, aber diesmal für etwas weiter Fortgeschrittene: Um im Layout Darstellungen umzusetzen, die über den Umfang des Quanos-Beispiellayouts hinausgehen, benötigen wir im Regelfall eigene Metadaten, z. B. neue Fragmenttypen, auf die wir im Layout eindeutig zugreifen können. Und wie werden diese Layout-Metadaten dann im PLD behandelt? Beispielsweise, indem man im Bereich „Processing Rules“ explizit das Fragment mit dem bestimmten Fragmenttyp auswählt und dann die Umsetzung modelliert. Allerdings ist dieses Fragment dann aus Sicht des PLD abgehandelt – und damit für weitere Layout-Metadaten an der Stelle „verloren“.
Daher ist es ratsam, sich gut zu überlegen, ob diese Abfrage in den Processing Rules für die Umsetzung genutzt werden muss – oder ob es nicht auch möglich ist, die Layout-Metadaten an anderen Stellen abzufragen. Zum Beispiel über eine Bedingung an genau der Stelle, an der die Manipulation notwendig ist. Damit bleibt der Umgang mit Metadaten flexibler und lässt beispielsweise auch Merkmals-Kombinationen zu.
Wenn PDF-Layouts mit dem PLD auch für Sie ein Thema sind, wenn Sie sich gerade in diese Materie einarbeiten und sich noch ein paar Tipps mehr zum Page Layout Designer von SCHEMA ST4 wünschen würden, dann freue ich mich, wenn Sie in meinem PowerWebinar „Print-Layouts mit SCHEMA ST4 und PLD“ mit dabei sind. Im PowerWebinar bekommen Sie einen grundlegenden Einblick in den PLD. Für ein besseres Verständnis kombinieren wir das mit einer Einführung in XML. Wir steigen mit ein paar praktischen Übungen in die Layout-Entwicklung ein. So lernen Sie, eigenständig ein- und mehrsprachige Layouts anzulegen und erste Anpassungen vorzunehmen, z. B. an die eigene CI.
FAQ
PDF ist ein universelles Format, das sich einfach verteilen, durchsuchen und bei Bedarf drucken lässt. Die intuitive Handhabung macht es nach wie vor zum beliebten Medium für Technische Dokumentation und Handbücher.
Die konsequente Nutzung passender Formatvorlagen ist entscheidend für die langfristige Wartbarkeit. Schnelle Lösungen durch Überschreiben von Formaten rächen sich spätestens bei größeren Änderungen z. B. bei der CI oder Übersetzungen in andere Schriftsysteme.
Variablen direkt im PLD sind nur dann sinnvoll, wenn sie sich auf ein individuelles Blaues Buch beziehen und keine Übersetzung benötigen. Für projektweite oder standardisierte Informationen eignen sich Produktionsressourcen oder Projekt-Metadaten besser.
Layout-Metadaten sollten möglichst flexibel eingesetzt werden. Statt sie in Processing Rules zu verarbeiten, wo sie für weitere Verwendungen blockiert sind, empfiehlt sich die Abfrage durch Bedingungen an der jeweiligen Stelle.