Stammdatenerfassung – Ohne Fleiß kein Preis

Auch wenn Stammdaten das gesamte Unternehmen betreffen, landen Probleme beim Stammdatenmanagement schnell auf dem Tisch der Technischen Redaktion. Ironischerweise finden sich in den Redaktionen bereits die geeigneten Methoden zur Problemlösung, werden aber nicht als solche wahrgenommen.

Technische Redaktionen vereinen ein hohes Maß an Sprachverständnis, tiefgreifende technische Kenntnisse, Know-how zu Standardisierungstechniken, Moderationsfähigkeit und Wissen über Softwaresysteme. Wie Sie diese Expertise zielführend für Ihre Stammdatenerfassung einsetzen können, zeigen wir Ihnen jetzt.

Am Anfang war… das Stammdatenkonzept

Einheitliches Wording für Bauteile oder Produkte sorgt für Verständlichkeit und Rechtssicherheit. Das ist für Redakteur:innen nichts Neues und daher einer der ersten Schritte, der in Informationsprodukten umgesetzt wird. Das dazugehörige Regelwerk ist mit Redakteur:innen, Terminolog:innen und im Optimalfall bereits mit Konstruktion oder Vertrieb abgestimmt. Es bietet daher eine ideale Basis für die Standardisierung der Stammdaten.

Nun gilt es zu prüfen, welche ERP-relevanten Faktoren diese Benennungsbildungsregeln beeinflussen. Meist haben die Benennungsfelder Längenbeschränkungen oder es stehen nur wenige Felder für eine Bezeichnung zur Verfügung, da beispielsweise auch technische Spezifikationen wie Gewindegrößen oder Durchmesser für Schlauchleitungen im Namen abgebildet werden müssen. Auch Sonderzeichen wie Durchmesserzeichen oder Umlaute können mitunter nicht in den Systemen verarbeitet werden.

Im zweiten Schritt gilt es, die internen Faktoren einzusammeln. Was sind die vertrieblichen und technischen Ansprüche an die Bezeichnungen? Welche Informationen braucht der Kundenservice, welche das Lagerteam?

Ziel der Konzeptarbeit sollte ein Set an unumstößlichen Grundregeln sein: Wie gehen wir mit Bindestrichschreibweisen um? Wie verfahren wir mit Abkürzungen (z.B. Dm, D, d), Einheiten etc.?

Dieses grundlegende Regelset ist

• sprachlich valide,
• technisch umsetzbar,
• abteilungsübergreifend gültig und
• im Einklang mit der CI.

Es muss aber auch nicht alle Eventualitäten abdecken. Im Laufe der Zeit sollte davon jedoch nicht abgerückt werden. Der Technischen Redaktion kommt beim Verteidigen und Kommunizieren dieser Regeln auch unternehmenspolitisch eine zentrale Rolle zu.

Verschiedene Produktgruppen, Geschäftsbereiche oder Bauteilgruppen haben verschiedene Anforderungen an die Stammdaten. Das ist richtig und gut so. Entscheidend ist die Moderation der Anforderungen mit Blick auf die gemeinsamen Spielregeln. Es bietet sich hier an, geeignete Arbeitspakete zu identifizieren und nach und nach mit den entsprechenden Fachabteilungen das Regelset mit individuellen Regeln wie beispielsweise festgelegten Positionen für Durchmesser und Gewindegrößen zu erweitern.

Der Regelkatalog kann sukzessive unternehmensweit, beispielsweise über das Intranet, zur Verfügung gestellt werden. Nach der Erarbeitung und Validierung eines Arbeitspakets sollten Änderungen nur noch über einen strengen Änderungsprozess möglich sein.

Vertrauen ist gut… technische Lösungen zur Stammdatenerfassung sind besser

Um einerseits eine unternehmensweite konsistente Erfassung der Stammdaten zu gewährleisten und andererseits den menschlichen Fehlerfaktor zu entfernen, benötigen Sie mittelfristig eine technische Lösung.

Hier sollte zunächst mit den Fachabteilungen geprüft werden, welche eigenen Lösungen für Eingabemasken, Bezeichnungsprüfung oder Vorlagen in den Stammdatensystemen implementiert werden können.

Falls das keine Option darstellt, können bereits niederschwellige Formulare Einheitlichkeit gewährleisten. Die Formulare können mit den allgemeinen und individuellen Regeln angereichert und praktisch an jeder Stelle im Prozess platziert werden, beispielsweise beim Erstellen der Daten, dem Erfassen von Lagerbeständen oder einer neuen Beauftragung. Weiter schont eine Formularlösung Budget und Kapazitäten, indem Arbeitspakete stufenweise priorisiert und bearbeitet werden.

Die Zeit heilt… auch Bestandsdaten

Die Kombination aus methodischer Konzeptarbeit und technischen Lösungen stellt die Stammdatenerfassung auf ein solides Fundament. Der Blick nach vorn erlaubt so eine positive Prognose für die Datenqualität und die angeschlossenen Prozesse. Schlanke Arbeitspakete und eine entsprechende Priorisierung – etwa von Zukaufteilen oder Werkstoffen – sorgen für schnelle Erfolge nach innen und außen. Das schafft Akzeptanz und positive Effekte, um die Stammdatenqualität sukzessive und langfristig zu verbessern.

Ähnlich stellt es sich bei der Bereinigung der Bestandsdaten dar. Mit guten Konzepten kann man durchaus bestehende Daten bereinigen. Das Zusammenspiel aus geschickt geschnürten Arbeitspaketen, technischen Lösungen und Handarbeit wirkt an geeigneter Stelle. Man sollte vor allem Bereiche in den Blick nehmen, wo Inkonsistenzen in den Daten zu Problemen führen. Das ist zielführend und ergänzt die Arbeit am soliden Fundament optimal. Und mit einem soliden Fundament sind datengetriebene Entwicklungen wie Digitalisierung, Industrie 4.0 oder der Digitale Produktpass auch keine fernen unerreichbaren Ziele mehr!

Jetzt interessiert mich natürlich: Wie steht es um Ihre Stammdaten? Arbeiten Sie schon am Fundament?