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Stammdaten bilden die Grundlage für zahlreiche Unternehmensprozesse und sind auch die Basis für eine effiziente technische Dokumentation. Aber was genau sind Stammdaten? Und wieso sind sie so wichtig? In welchen Systemen werden sie erfasst? Und was kann man mit ihnen alles anfangen? All diesen Fragen wollen wir in diesem Artikel auf den Grund gehen.
Was sind Stammdaten?
Unter Stammdaten versteht man statische Daten, die Grundinformationen über betrieblich relevante Objekte enthalten, die zur laufenden Verarbeitung in Geschäftsprozessen erforderlich sind. Einfacher gesagt handelt es sich um Informationen zu Produkten und Materialien, aber auch zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Standorten.
Das können also etwa Artikelnummern, Produktbeschreibungen, technische Spezifikationen und Lieferanteninformationen sein. Diese Daten sind entscheidend für die Produktidentifikation und -verwaltung. Im Gegensatz zu Bewegungsdaten (z. B. Bestände, Bestellungen, Rechnungen) bleiben die Stammdaten konstant und ändern sie sich eher selten.
Wenn Ihnen der Begriff bisher unbekannt ist, kennen Sie diese Daten vielleicht unter einem anderen Begriff. Im deutschen Sprachraum wird ERP-Daten (Enterprise Resource Planning) oft synonym zu Stammdaten verwendet. Aus dem englischen Sprachraum kennen Sie möglicherweise auch die Benennung Master Data. Weitere Begriffe sind Produktdaten, Materialstammdaten oder Kundendaten, die sich dann auf spezifischere Daten beziehen. Wird im Unternehmen eine spezielle Software verwendet, wie zum Beispiel SAP, so spricht man gerne auch von SAP-Daten.
Welche Systeme zur Stammdatenverwaltung gibt es?
Wenn es um die Verwaltung von Stammdaten geht, dann kommen zahlreiche Systeme ins Spiel, die alle eins gemeinsam haben: drei große Buchstaben als Abkürzung. Was hinter den Abkürzungen steckt, erfahren Sie hier:
- ERP-Systeme: Enterprise-Resource-Planning-Systeme verwalten die zentralen Geschäftsprozesse eines Unternehmens, wie Finanzen, Produktion, Personalwesen, Logistik – einschließlich der Stammdaten. Diese komplexen Systeme bestehen häufig aus Komponenten, die auch die folgenden Einzelsysteme beinhalten. ERP-Systeme sind die zentralen Stammdatensysteme. Beispiele für ERP-Systeme sind das bereits genannte SAP, Oracle, Sage X3 und Microsoft Dynamics.
- PIM-Systeme: In einem Produktinformationsmanagement-System werden alle technischen und marketingrelevanten Informationen der Produkte zentral verwaltet. Es gibt eine Vielzahl von PIM-Systemen – PimCore, Lobster_pim und Akeneo PIM können hierbei beispielhaft genannt werden.
- CRM-Systeme: In einem Customer-Relationship-Management-System werden Kundendaten verwaltet. Das Ziel eines CRM-Systems ist es, den Vertrieb, das Marketing und den Kundenservice zu verbessern. Salesforce, HubSpot CRM und Zoho CRM sind bekannte CRM-Lösungen.
- PLM-Systeme: In einem Product-Lifecycle-Management-System wird der gesamte Lebenszyklus eines Produkts verwaltet, von der Konzeption über die Entwicklung, Produktion, Markteinführung bis zur Ausmusterung. Zu nennen sind hierbei unter anderem Siemens Teamcenter und PTC Windchill.
Wie läuft die Erfassung idealerweise ab?
In einer idealen Welt sollte die Erfassung der Stammdaten strukturiert und systematisch durch fachkundige Abteilungen erfolgen. Die Zuständigkeiten verteilen sich in der Regel wie folgt:
- Artikelstammdaten: erfolgt durch Produktentwicklung / Produktmanagement
→ Artikelnummer, Bezeichnung, Kategorie … - Technische Daten: erfolgt durch Technische Redaktion / Ingenieur:innen
→ Maße, Gewichte, Materialien, Toleranzen … - Kundendaten: erfolgt durch Vertrieb / Marketing
→ Kundennamen, Kontaktinformationen, Beauftragungen …
Wie werden Stammdaten weiterverarbeitet?
Die Weiterverarbeitung von Stammdaten hängt natürlich stark von den jeweiligen Unternehmensprozessen ab. Üblicherweise steuern sie zentrale Prozesse von Vertrieb über Konstruktion bis hin zu Lagerung und Produktion.
In der Technischen Dokumentation werden Stammdaten genutzt, um technische Datenblätter, Betriebshandbücher und viele andere Informationsprodukte zu erstellen. Auch die Erstellung und Betreuung von Ersatzteilkatalogen sind oftmals in der Technischen Kommunikation angesiedelt.
Da viele Abteilungen im Unternehmen auf Stammdaten zurückgreifen, sind Schnittstellen zu anderen Systemen enorm wichtig. So können diese Daten auch in ein Contentmanagement-System integriert werden, wo sie die Automatisierung von Dokumentationsprozessen unterstützen.
Wichtig ist auch eine enge Anbindung der Stammdaten an die Terminologieverwaltung, um eine einheitliche unternehmensweite Kommunikation zu gewährleisten.
Fazit und Ausblick
Stammdaten sind für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung und damit auch ein wichtiges Thema für die Technische Dokumentation. Sorgfältig gepflegte Stammdaten gewährleisten die zentrale Verfügbarkeit von korrekten Produktinformationen, was sowohl die Effizienz bei der Erstellung der Dokumentation als auch die Qualität der Dokumentation verbessert.
Obwohl Stammdaten in Unternehmen eine so wichtige Rolle spielen, ist der Umgang mit ihnen jedoch häufig eher stiefmütterlich. Klare Strukturen, Systematiken und Zuständigkeiten bei der Stammdatenerfassung fehlen oft in der realen Welt. Daher wollen wir uns in den nächsten Wochen hier im Blog noch genauer mit Stammdaten beschäftigen. In den nächsten Artikeln heißt es dann: Welche Probleme können beim Stammdaten-Management auftreten? Wie kann man es besser machen? Und welche Anwendungsszenarien gibt es, besonders in Hinblick auf Schema ST4, Digitalisierung und den digitalen Produktpass?
