So funktioniert die virtuelle tekom 2020 mit Swapcard: Überblick und Vorbereitungen

In diesem Jahr ist wirklich alles anders. Wäre 2020 „normal“ verlaufen, hätten wir jetzt unseren Messestand für die tekom 2020 fertig geplant, Hotelzimmer gebucht und würden die Fahrt nach Stuttgart organisieren. Doch was ist 2020 schon normal? Stattdessen dekorieren wir unseren virtuellen Messestand, staffieren uns mit Kameras aus und machen uns Gedanken, wie wir jetzt unsere Give-aways verteilen.

Die tekom 2020 digital. Aus „Besuchen Sie uns an Stand XY“ wird „Klicken Sie auf diesen Link“, aus „Sprechen wir miteinander!“ wird „Vernetzen wir uns doch in der App!“. So vieles wird neu und ungewohnt sein, daher wollen wir Ihnen hier einen Überblick geben, was Sie erwartet und wie Sie am meisten aus Ihrem Messebesuch herausholen.

Im ersten Teil stelle ich Ihnen die Messeplattform vor, die mit dem Tool Swapcard bereitgestellt wird, und zeige Ihnen, wie Sie Ihren Messebesuch vorbereiten. Der eigentliche Messebesuch ist dann Thema von Teil 2.

Schritt 1: Von der Registrierung für die tekom 2020 zur virtuellen Messeplattform

Wie gewohnt ist die Frage, ob Sie die tekom-Tagung besuchen (dann ist der Messebesuch gleich mit dabei) oder nur die reine Messe. Die Tagung wird virtuell über eine Vielzahl an Webinaren stattfinden. Fragen können Sie dann im Chat stellen. Auch wir sind mit drei Vorträgen bei der Tagung dabei.

Wie gewohnt findet parallel zur Tagung die tekom-Messe statt, aber eben virtuell. Zum Einsatz kommt dabei ein spezielles Tool: Swapcard. Mit diesem wird die Messe digital (Website oder App) nachgebaut. Der Messebesuch ist in diesem Jahr kostenfrei. Sie müssen sich nur dafür registrieren: https://h20.tekom-tagungen.de/registration. Anschließend erhalten Sie den Link zur virtuellen Messeplattform, die schon ein paar Tage vor der Messe freigeschaltet wird.

Die Messeplattform können Sie entweder in Ihrem Browser als Web App besuchen oder Sie installieren sich die mobilen Apps (Google Playstore und Apple Store).

Schritt 2: Die Messeplattform erkunden

Nun gilt es sich auf der Messeplattform zu orientieren. Über die Startseite gelangen Sie zu allen wichtigen Bereichen: Messebereich mit Ausstellern, Messeteilnehmer, Referenten oder Tagungsteilnehmer (diese werden getrennt aufgelistet), Produkte und Dienstleistungen, Stellenmarkt und vieles mehr. Von hier aus starten Sie Ihren virtuellen Messebesuch.

Startseite der virtuellen Messeplattform

Über die Iconleiste oben erreichen Sie schnell die Startseite, Ihre Nachrichten an andere Teilnehmer*innen, Benachrichtigungen und Ihre Kontakte.

Besonders wichtig für Sie ist der Bereich „Meine Veranstaltung“, denn das ist Ihr persönliches Cockpit für die Messe. Hier finden Sie schnell Ihren Terminplan (dieser umfasst Tool-Präsentationen und ggf. Tagungsvorträge), Ihre vereinbarten Meetings mit anderen Teilnehmer*innen oder Ausstellern, Kontakte, markierte Firmen und eine Wunschliste aus Produkten, Dienstleistungen und Stellenanzeigen.

Ihr persönliches Messe-Cockpit mit Terminplan, Kontakten und gespeicherten Einträgen

Diese Übersicht gilt es jetzt zu füllen!

Schritt 3: Ihr Profil und Netzwerk

Ihr persönliches Profil

Bereits im Vorfeld der Messe sollten Sie Ihr Profil vorbereiten und mit dem Netzwerken beginnen. Im Prinzip ist das nichts Anderes als bei XING oder LinkedIn und es gelten auch die gleichen Empfehlungen. So sollten Sie ein ansprechendes, aktuelles und qualitativ einwandfreies Bild verwenden und das Profil vollständig ausfüllen.

Beispiel eines Profils in der Event-App zur tekom 2020

Ihr Profil wird ggf. um einige automatische Einträge ergänzt. Halten Sie einen Vortrag, so ist dieser im Profil aufgelistet. Sind Sie Berater für einen Aussteller, so ist auch ein Link zur ausstellenden Firma enthalten.

Virtuelles Netzwerken auf der tekom 2020

Wie Netzwerken Sie nun auf der tekom 2020? Am besten in dem Sie die App aktiv nutzen! Je mehr Sie unterwegs sind, je ausführlicher Ihr Profil ist, desto besser kann die künstliche Intelligenz (KI) im Hintergrund arbeiten. So erhalten Sie entsprechend Ihrer Profilangaben und Besuche immer passendere Vorschläge. Gerade zu Beginn sollten Sie einfach mal die verschiedenen Personenlisten durchschauen. Weiter oben habe ich schon erwähnt, dass nach Messebesuchern und Tagungsteilnehmern und dann noch zusätzlich nach Referenten unterschieden wird. Es lohnt sich also ein Blick in alle Listen, besonders dann, wenn Sie gezielt nach Besucher*innen suchen.

In den Listen können Sie nach Namen und Firmenname suchen. Eine Suche nach Schlagworten (z.B. DITA oder ST4) funktioniert leider nicht, obwohl in den einzelnen Profilen Fähigkeiten als Schlagworte angegeben werden können. Daher ist es umso wichtiger, der KI sozusagen Futter in Form von Profilangaben, Veranstaltungsbuchungen, Chatgesprächen etc. zu geben. So werden auch Sie besser gefunden!

Unser Tipp: In der mobilen App haben Sie die Möglichkeit spezielle Suchkriterien einzugeben. So erhalten Sie thematisch relevantere Suchergebnisse.

Angabe von Suchkriterien in der mobilen Swapcard App (zu erreichen über den Button mit den drei Punkten rechts oben)

Von der Kontaktanfrage zum Meeting

Haben Sie einen Treffer gelandet, finden Sie im Profil die Möglichkeit, eine Kontaktanfrage zu versenden. Hier gilt wie bei anderen Netzwerken auch: Anfragen mit Nachrichten haben mehr Aussicht auf Erfolg. Investieren Sie etwas Zeit und formulieren Sie persönliche Anfragen und nehmen Sie Bezug auf spezielle Themen, Gemeinsamkeiten o.ä. Wenn Sie mit einer Person bereits vernetzt sind, können Sie mit dieser auch chatten.

Statt der Gespräche auf dem Gang oder in der Cafeteria können Sie mit Teilnehmer*innen ein Meeting vereinbaren. Im oberen Bereich eines Profils finden Sie verfügbare Zeitfenster. Klicken Sie einfach einen Zeit-Slot, wählen Sie einen Treffpunkt (nur online ist verfügbar) und schreiben Sie auch hier eine Nachricht, in der Sie mitteilen, worüber Sie gerne sprechen wollen. Anschließend senden Sie die Meeting-Anfrage, die dann noch von der entsprechenden Person bestätigt werden muss. Die Meetings finden dann als Video-Call direkt in der Plattform statt. Unser Tipp: Sorgen Sie dafür, dass Kamera und Mikrofon einsatzbereit sind und testen Sie die Funktion eventuell mit Kolleg*innen.

Natürlich können auch Ihnen Meeting-Anfragen gestellt werden. Unser Tipp: Überlegen Sie sich im Vorfeld Ihre verfügbaren Zeitfenster! Wenn Sie an Vorträgen teilnehmen oder nicht durchgängig anwesend sind, so sollten Sie diese Slots blockieren. Gehen Sie dazu zu Meine Veranstaltung > Meine Meetings. Hier finden Sie eine Liste mit allen Zeitfenstern. Wahlweise können Sie sich auch nur gebuchte Slots anzeigen lassen. Dazu können Sie hier ganze Tage oder einzelne Slots blockieren.

Übersicht der eigenen Meeting-Slots inkl. der Möglichkeit, Slots zu blockieren

Was ist noch geplant?

Daneben wird es noch weitere Möglichkeiten geben, sich auszutauschen:

• Während und nach den Vorträgen wird es Chats geben, in denen Sie Fragen stellen können. Hier erreichen Sie dann gezielt Referent*innen.
• In Diskussionsforen auf der Plattform können Sie sich zu bestimmten Themen unterhalten.
• In Planung ist auch ein virtuelles Café mit Thementischen.

Ausblick auf Teil 2: Ihr virtueller Messebesuch

Jetzt haben Sie einen ersten Eindruck davon, was Sie Anfang November erwartet. Im 2. Teil des Artikels zeige ich Ihnen, wie Ihr Messebesuch aussehen wird, wie Sie Meetings vereinbaren können und was wir im virtuellen Gepäck dabei haben.

Haben Sie bis hierhin bereits Fragen? Gerne können Sie hier kommentieren oder wir vernetzen uns per Swapcard!